BOGOR – Pemerintah Kota Bogor telah menerapkan penggunaan aplikasi e-surat dan tanda tangan digital untuk perangkat daerah di Kota Bogor. E-surat merupakan surat dalam bentuk digital yang digunakan untuk otomatisasi pengelolaan keluar masuknya surat. Dengan menggunakan e-surat ini, tentunya akan lebih praktis dalam menjaga keamanan dan kearsipan surat, untuk memudahkan pelacakkan. Dalam penggunaan e-surat pun, jika ada data yang bersifat rahasia maka akan di-endkrip, agar jika dibobol maka data tidak akan terbaca. Penggunaan e-surat yang digunakan oleh pemerintah Kota Bogor ini sendiri sudah diterapkan sejak 2013 silam dan berkembang setiap tahunnya secara bertahap. Rekam jejak ini yang lalu diikuti oleh tanda tangan digital untuk proses akhir. Setelah surat final, maka akan disetujui, diklik, dan tanda tangan digital akan tertera dalam file.

Keuntungan adanya tanda tangan digital ini tentunya lebih praktis dan efisien. Selain itu, pengeluaran bahan kertas pun berkurang. Tanda tangan digital bukan hanya sebagai tanda tangan yang digitalkan. Karena fungsi dari tanda tangan digital ini bertujuan untuk memvalidasi bahwa surat tersebut telah disetujui oleh pihak yang bersangkutan. “Tandatangan digital ada 2 jenis, ada tanda tangan bersertifikasi, dan tidak. Bersertifikasi artinya dikeluarkan oleh lembaga secara resmi untuk mengeluarkan tanda tangan digital. Di Indonesia sendiri ada 2 yaitu Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) dan Balai Sertifikasi Elektronik (BSRE). Untuk tanda tangan digital di pemerintah Kota Bogor ini, hanya dapat diproses melalui Dinas Kominfo Kota Bogor., karena Dinas Kominfo ini sendiri memiliki seksi persandian.” Hal itu diungkapkan oleh Saeful Hamdi Amd,Kom. selaku fungsional pranata komputer, bagian pembangunan aplikasi dan pengelolaan server pada Dinas Kominfo Kota Bogor.

Suatu tanda tangan digital tidak harus terlihat ada tanda tangannya. tanda tangan digital dapat dibaca dengan aplikasi, dengan softcopy. Untuk membuktikan keaslian tanda tangan digital, maka diperlukan adanya qr code.

Saiful menambahkan Tanda tangan digital sudah banyak digunakan oleh beberapa dinas di Kota Bogor untuk hal perizinan. Dalam pembuatan tanda tangan digital, dinas-dinas yang bersangkutan harus mengkonfirmasi terlebih dahulu kepada pihak Dinas Kominfo Kota Bogor.  “Dinas-dinas di Kota Bogor beberapa sudah ada yang menggunakan tanda tangan digital, seperti Dinas Tenaga Kerja dan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (Simpus), dimana dalam proses pembuatannya dibantu oleh Kominfo kota Bogor. Karena BSRE dan BPPT berkomunikasinya lewat kominfo, jadi kominfo yang menjembatani.”

Kendala dan tantangan dari penerapan e-surat dan tanda tangan digital di pemerintah Kota Bogor ini adalah pada kebiasaan dan budaya suatu individu, yang masih terbiasa dengan membuat surat dan tanda tangan secara analog. Maka butuh waktu bertahun-tahun hingga penerapan e-surat dan tanda tangan digital ini berlangsung secara maksimal. (NA)